Kapperssoftware: afspraken, kassa en klanthistorie in één paneel

In een kapsalon begint de dag in het afsprakenboek en eindigt hij bij de kassa; daartussen worden de gebruikte kleur, de verbruikte kuurbeurten en het werk van elke medewerker op losse plekken genoteerd. Kapperssoftware brengt die drie boeken terug tot één registratie: de afspraak die de balie aanmaakt wordt een bon, de bon wordt bij de kassa afgesloten en de kassa stroomt door naar de rapporten. Niets wordt twee keer geschreven en bij het afsluiten telt niemand met de hand op.

In HMS Spa staan afspraken in een weekagenda. Je kiest vestiging en datum; met een klik op een leeg uur open je een afspraak en door te slepen verplaats je hem. Uren buiten de openingstijden staan als gesloten, zodat er niet in een gesloten uur wordt geboekt. De afsprakenlijst filtert op klant, behandeling, medewerker, status en periode; elke regel toont prijs, betaald bedrag en openstaand saldo, en status en betaling regel je vanaf diezelfde regel.

De klantkaart is het geheugen van de salon. Naast naam, telefoon, woonplaats en geboortedatum staan daar eerdere bezoeken, notities en labels als VIP, vaste klant of allergie; de spaarpuntenportemonnee en tevredenheidsenquêtes zijn tabbladen van dezelfde kaart. De klantenlijst filtert op naam, plaats, label en status, zodat een groep als “VIP-klanten die al een tijd niet zijn geweest” één scherm ver weg is.

Aan de betaalkant werken twee schermen. Bij de openstaande bonnen krijgen rekeningen op naam van een cabine of stoel behandelingen en producten erbij; bij het afsluiten wordt een bon geprint en zo nodig opnieuw geprint. Het winkelscherm is voor productverkoop: scan een barcode of zoek op naam en artikelcode, het product valt in de mand, je kiest klant en medewerker en de verkoop sluit contant of met kaart. De tabbladen Producten en Voorraad houden catalogus en telling op één plek.

Salons die kuren verkopen volgen kuren op basis van beurten of minuten op een eigen scherm: elke regel toont de prijs, het betaalde bedrag, het saldo en de gebruikte beurten van het totaal. Het financiële scherm filtert inkomsten, uitgaven en netto per vestiging en periode; de rapporten zijn verdeeld in behandelingen, productverkoop, kuurverkoop, prestaties en provisie van medewerkers, en gaan allemaal naar Excel en PDF. Het paneel draait in de browser zonder installatie en de iOS- en Android-apps openen met hetzelfde account.