01 · Klantenbeheer

Begroet elke gast bij naam

Voor elke klant wordt een gedetailleerde kaart bijgehouden: contactgegevens, afgenomen behandelingen, notities en bestedingshistorie. Met geavanceerde labels en filters segmenteert u uw klantenbestand, terwijl de spaarpuntenportemonnee, tevredenheidsenquêtes en beoordelingen de band met uw gasten versterken.

Gedetailleerde klantendossiers en historie
Geavanceerd systeem voor klantlabels
Geavanceerde klantfilters voor gerichte lijsten
Spaarpuntenportemonnee voor klanten
Tevredenheidsenquêtes
Klantbeoordelingen verzamelen en bekijken

Ayşe K. — KlantkaartVIP

LabelsVIP · Huidverzorging

Spaarpunten240 punten

Laatste bezoek8 juli

Tevredenheid4.9 / 5

Laatste enquête: “Ik zou het absoluut aanbevelen.”

02 · Medewerkersaccounts & toegang

Iedereen ziet alleen wat hij mag zien

Maak in enkele seconden accounts aan voor uw medewerkers met vooraf gedefinieerde accounttypen: manager, receptie, therapeut… Met geavanceerde rechteninstellingen bepaalt u wie wat mag zien en wijzigen. Urenregistratie en het beheer van meerdere vestigingen staan op hetzelfde scherm.

Medewerkersaccounts
Snel ingericht met vooraf gedefinieerde accounttypen
Urenregistratie van medewerkers
Geavanceerde rechteninstellingen
Meerdere vestigingen beheren vanuit één account

03 · Inkomsten- & uitgavenbeheer

Van rekening tot kas, elke cent geregistreerd

Elke behandeling wordt op een rekening verzameld; betalingen worden als contant, kaart of overboeking in de kas geboekt. U verdeelt uw uitgaven in categorieën en volgt debiteuren en crediteuren op één scherm. Printerondersteuning voor rekeningen en bonnen is ingebouwd.

Rekeningbeheer met printerondersteuning
Kasbeheer
Ontvangstenbeheer
Uitgavenbeheer met categorieën
Debiteurenbeheer
Crediteurenbeheer

04 · Rapporten

Baseer uw beslissingen op data

Welke behandeling levert het meest op, welk product verkoopt het best, hoeveel heeft elke medewerker verdiend? Kant-en-klare rapporten openen met één klik; u kiest een periode en ziet direct het resultaat.

Behandelingenrapport
Productverkooprapport
Pakketverkooprapport
Prestatierapport medewerkers
Verdienstenrapport medewerkers

Juli — RapportoverzichtActueel

Behandelomzet₺612,400

Productverkoop₺48,200

Pakketverkoop₺186,000

Beste prestatieElif D.

Verdienstenrapport klaar voor de loonadministratie

05 · Productverkoop & voorraad

Uw schappen net zo op orde als uw kas

Beheer de verkoop van uw cosmetica en verzorgingsproducten vanaf één scherm en volg voorraadmutaties in realtime. Dankzij de ondersteuning voor barcodescanners kosten verkopen en voorraadtellingen slechts seconden.

Beheer van productverkoop
Voorraadbeheer in realtime
Ondersteuning voor barcodescanners

06 · Verkoop van pakketdiensten

Elk pakket tot op de cent kloppend

Verkoop uw diensten in pakketten op basis van het aantal behandelingen of minuten. Elk gebruik wordt op het pakket geregistreerd; de resterende behandelingen en het saldo zijn altijd zichtbaar op de klantkaart. Bij verkoop in termijnen loopt ook de betalingsopvolging automatisch.

Verkoop van diensten per behandeling of per minuut
Gebruik van pakketten volgen
Betalingen en termijnen volgen

Actieve pakketten142 stuks

Balinese massage ×106 over

Gezichtsbehandeling ×62 over

Hamamritueel ×44 over

Bij 3 pakketten vervalt deze maand een termijn

En er is meer

Gemak dat in de details zit

Op elk apparaat

Geen installatie, geen updategedoe. U opent hetzelfde paneel via de browser op telefoon, tablet en computer.

Gegevensmigratie

Het importeren van klanten en pakketten uit Excel is gratis. U kunt wanneer u wilt een volledige export van uw gegevens downloaden.

Beveiliging & back-ups

Uw gegevens gaan via een versleutelde verbinding, worden dagelijks geback-upt en worden gehost in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Een dag op de werkvloer

Van opening tot sluiting, in één paneel

Als de modules één voor één worden beschreven, lijken het misschien losse tools. Op de werkvloer draaien ze allemaal om dezelfde registratie: de afspraak vloeit door naar de rekening, de rekening naar de kas, de kas naar het rapport. Een gewone dag ziet er zo uit:

09:00

Begin de dag met het overzicht

Het scherm Overzicht toont het aantal vestigingen, de afspraken van vandaag en de komende behandelingen. De receptie ziet in de weekagenda welke therapeut wanneer bezet is, klikt op een leeg tijdvak en voegt een nieuwe afspraak toe.
10:30

Begroet de gast bij naam

Op de klantkaart staan eerdere behandelingen, notities, labels en het spaarpuntensaldo. Bij een gast met een pakket wordt de behandeling met één klik afgeboekt; het aantal resterende behandelingen wordt direct bijgewerkt.
13:00

Open de rekening, voeg het product toe

De behandeling wordt op de rekening geboekt; de massageolie die via het scherm Winkel wordt verkocht door de barcode te scannen, komt op dezelfde rekening. De voorraad neemt vanzelf af, zonder apart telboek.
17:30

Boek de betaling in de kas

De rekening wordt contant, met kaart of per overboeking afgesloten en de bon wordt geprint. De betaling komt in de betreffende kas terecht; bij pakketverkoop in termijnen wordt het openstaande saldo op de klantkaart gevolgd.
22:00

Sluit de dag af met het rapport

Het financiële overzicht toont de inkomsten, uitgaven en het nettoresultaat van de dag. Behandelingen-, product- en medewerkersrapporten downloadt u als Excel of PDF; het verdienstenrapport ligt aan het einde van de maand klaar voor de loonadministratie.

Gedurende de dag wordt niets twee keer ingevoerd; elk scherm neemt de registratie van het vorige over. De opbouw van de administratie blijft hetzelfde, ook als de dienst of het personeel wisselt.

Inrichting en migratie

Vanaf de eerste dag operationeel

De overstap naar een nieuw systeem is voor de meeste bedrijven de grootste zorg. Bij HMS Spa is de migratie in vier stappen afgerond, terwijl uw bedrijf gewoon doordraait en zonder extra kosten.

Account en vestigingen instellen

Land, tijdzone, valuta en werktijden worden ingevoerd op het scherm Instellingen. Hebt u meerdere vestigingen, dan wordt elke vestiging met een eigen tijdzone en eigen werktijden gedefinieerd.

Behandelingen- en productenlijst

Samen met ons team definieert u uw behandelingen met duur en prijs, en uw producten met barcode en voorraadaantal. Pakketdefinities worden op basis van het aantal behandelingen of minuten aangemaakt.

Gegevensmigratie

Het klantenbestand en de openstaande pakketsaldi uit Excel of uw vorige programma worden kosteloos overgezet; de resterende behandelingen van uw klanten kloppen vanaf de eerste dag.

Medewerkersaccounts

Accounts voor manager, receptie en therapeut worden in enkele seconden aangemaakt met vooraf gedefinieerde rechtensets. Elke medewerker ziet alleen de schermen die bij zijn rol horen.

Inrichting, het instellen van de behandelingenlijst en gegevensmigratie zijn in elk abonnement gratis; in het Enterprise-abonnement zijn ook inrichting op locatie en teamtraining inbegrepen. Uw oude administratie blijft in uw handen tot de migratie is afgerond; u bepaalt zelf de dag waarop u overstapt op het nieuwe systeem.

Meerdere vestigingen en rechten

Bij bedrijven met meerdere vestigingen staat boven aan elk scherm een vestigingskeuze; agenda, afspraken, winkel, pakketten en rapporten worden voor de gekozen vestiging weergegeven en met de keuze „Alle” opent de geconsolideerde weergave. Elke vestiging wordt gedefinieerd met een eigen tijdzone en eigen werktijden; medewerkers worden met een rol aan een of meer vestigingen toegewezen. Geconsolideerde rapporten vergelijken vestigingen naast elkaar; u ziet in één tabel welke behandeling waar goed loopt.

Agenda, afspraken en verkoop per vestiging; de optie „Alle” voor geconsolideerde rapporten
Eigen tijdzone en werktijden per vestiging
Toewijzing van medewerkers aan een vestiging en een rol (manager, receptie, therapeut)
De manager ziet alle vestigingen; het vestigingsteam ziet alleen de eigen vestiging

Hardware en apparaten

HMS Spa heeft geen speciaal apparaat nodig; het werkt op de computer, tablet en telefoon die u al hebt. De hardware die het werk op de werkvloer versnelt, wordt rechtstreeks ondersteund:

Bonnen- en rekeningprinter: bij het afsluiten van de rekening wordt de bon met één klik geprint
Barcodescanner: op het scherm Winkel valt het product in het mandje zodra het is gescand
Tablet aan de receptie: de agenda- en rekeningschermen zijn ontworpen voor aanraakbediening
iOS- en Android-app: afspraken, klantkaart, verkoop en het financiële overzicht in uw broekzak

Mobiele app