Kiest de behandeling
De behandelingen die de vestiging online toont, staan in een lijst met duur en prijs. Staat vooruitbetaling aan, dan staan het bedrag dat nu betaald wordt en het restbedrag voor in de vestiging er ook naast.
Online boeken
De klant boekt zelf, de vooruitbetaling komt binnen via uw eigen betaalprovider
Elk van uw vestigingen heeft een eigen online boekingspagina. De klant kiest zelf de behandeling, de medewerker en een vrij tijdstip; als u wilt, int u bij het boeken het volledige bedrag, een door u bepaald percentage of een vast bedrag. De rest wordt in de vestiging betaald.
Uw agenda hoeft niet dicht als de werkdag voorbij is
In spa’s en salons worden afspraken meestal telefonisch of via berichten gemaakt. Een verzoek dat binnenkomt terwijl de receptie met een behandeling bezig is, of na werktijd, blijft liggen of raakt verloren; de klant moet meerdere berichten sturen om een vrij tijdstip te vinden.
De online boekingspagina van HMS Spa maakt dat berichtenverkeer overbodig. De klant opent de link, kiest zelf de behandeling en een geschikt tijdstip, vult zijn gegevens in en rondt de afspraak af. De tijden worden berekend op basis van de openingstijden van de vestiging en de afspraken in de agenda; de afspraak komt vanzelf in uw paneel terecht.
Betaling bij het boeken is optioneel. U kunt helemaal zonder betaling werken, of bij het boeken het volledige bedrag, een door u bepaald percentage — bijvoorbeeld 20% — of een vast bedrag innen. De betaling komt binnen op uw eigen account bij uw betaalprovider; het resterende bedrag is zichtbaar bij de afspraak en wordt in de vestiging betaald.
Vooruitbetaling maakt de afspraak voor beide partijen bindend: de klant heeft zijn tijdstip vastgelegd, en u weet dat de betaling binnen is voordat u dat tijdstip voor hem vrijhoudt.
Wat de klant ziet
Boeken gaat in vier stappen
Kiest de medewerker
Zijn er in de vestiging boekbare medewerkers ingesteld, dan kiest de klant een persoon of “Geen voorkeur”; in dat geval wordt de eerste medewerker toegewezen die op dat tijdstip vrij is.
Kiest datum en tijd
De komende dagen verschijnen als een strook; een latere datum kiest de klant in de kalender. Getoond worden de tijden die binnen de openingstijden vallen en waarin de volledige duur van de behandeling past.
Vult de gegevens in
Naam en telefoonnummer zijn genoeg; e-mail en een opmerking zijn optioneel. Is er een vooruitbetaling, dan gaat de klant naar de betaalpagina en ziet hij na bevestiging van de betaling het scherm “Je afspraak is bevestigd”.
Vooruitbetaling
U bepaalt zelf hoeveel u bij het boeken int
De instelling geldt per vestiging en wordt berekend op de prijs van elke behandeling; het bedrag dat bij het boeken wordt geïnd, is nooit hoger dan de prijs van de behandeling.
Geen betaling
De boeking wordt zonder betaling afgerond; het volledige bedrag wordt geïnd wanneer de klant in de vestiging komt.
Percentage
Een door u bepaald percentage van de prijs van de behandeling — bijvoorbeeld 20% — wordt bij het boeken geïnd; de rest wordt in de vestiging betaald.
Vast bedrag
Bij elke boeking wordt hetzelfde bedrag geïnd; is de prijs van de behandeling lager dan dat bedrag, dan wordt alleen de prijs geïnd.
Volledig bedrag
De volledige prijs van de behandeling wordt bij het boeken betaald; in de vestiging hoeft niets meer betaald te worden.
In het paneel
Online afspraken komen vanzelf in uw paneel
Zodra de boeking is afgerond, wordt de afspraak aangemaakt met de status “Gepland”; ze verschijnt op het scherm Overzicht en in de lijst Afspraken met het label “Online”. Het bij het boeken betaalde bedrag wordt als betaald bij de afspraak geboekt; het restbedrag staat op dezelfde regel en wordt geïnd wanneer de klant in de vestiging komt.
- De klant wordt op telefoonnummer aan zijn bestaande klantkaart gekoppeld; heeft hij er geen, dan wordt een nieuwe aangemaakt
- Is er een vooruitbetaling, dan wordt de afspraak pas aangemaakt nadat de betaling is geverifieerd
- De afspraak is ook zichtbaar in de agenda en in de mobiele app
- Om de afspraak te bevestigen hoeft u niets extra te doen
Betaalproviders
Vooruitbetaling via 5 betaalproviders
U kiest uw provider op het tabblad Betaling van het scherm Instellingen en voert uw eigen accountgegevens in. De betaling komt rechtstreeks op de rekening van uw bedrijf; HMS Spa zit er niet tussen.
- iyzico
- PayTR
- Stripe
- PayPal
- Checkout.com
Voordat u live gaat, kunt u uw gegevens controleren met de knop “Verbinding testen”. iyzico, PayTR en PayPal bieden de optie van een testomgeving; bij Stripe en Checkout.com werkt u met uw testsleutels.
Vrije tijden
De agenda berekent de beschikbare tijden
De tijden op de boekingspagina voert u niet met de hand in. Ze worden berekend uit de openingstijden van de vestiging, de duur van de behandeling en de afspraken van de medewerkers in de agenda; een afspraak van een medewerker in een andere vestiging blokkeert dat tijdstip ook.
- Openingstijden en tijdzone gelden per vestiging
- Past de duur van de behandeling niet meer vóór sluitingstijd, dan wordt dat tijdstip niet getoond
- Op het moment dat de klant verzendt, wordt het tijdstip opnieuw gecontroleerd; is het intussen bezet, dan wordt hem gevraagd een ander tijdstip te kiezen
- Tijdens het betalen wordt het tijdstip korte tijd voor de klant vastgehouden; wordt de betaling niet afgerond, dan komt het weer vrij
Delen
Zet uw link waar uw klanten zijn
Elke vestiging heeft een eigen boekingslink en QR-code. Op het tabblad Spa’s van het scherm Instellingen opent u vanaf de regel van de vestiging het venster “Online boeken”, activeert u de pagina en kopieert u de link.
- Voeg hem toe aan uw Instagram-profiel, uw website en uw Google-bedrijfsprofiel
- Gebruik de QR-code bij de receptie, in folders of op visitekaartjes
- De pagina opent in 21 talen; de taal volgt de browser van de bezoeker
- U kunt de pagina op elk moment sluiten; zolang ze gesloten is, werkt de link niet
Wat u moet vastleggen voordat u een vooruitbetaling vraagt
Een vooruitbetaling is een toezegging tussen het bedrijf en de klant; daarom moeten de voorwaarden vanaf het begin duidelijk zijn. Of de vooruitbetaling wordt terugbetaald als de klant annuleert of niet komt opdagen, en of de afspraak naar een andere dag kan worden verzet, bepaalt uw eigen bedrijfsbeleid. We raden u aan die voorwaarden duidelijk te vermelden op uw website, op uw Instagram-profiel of in uw berichten met de klant.
HMS Spa voert terugbetalingen vandaag niet automatisch uit; is een terugbetaling nodig, dan doet u dat zelf via het dashboard van uw betaalprovider. In het zeldzame geval dat de betaling is voltooid maar het tijdstip intussen naar een andere klant is gegaan, wordt er geen afspraak aangemaakt en krijgt de klant te horen dat het bedrijf zelf contact met hem opneemt.
Welk model u kiest, hangt af van uw behandeling. Bij korte, goedkope behandelingen is boeken zonder betaling vaak voldoende; bij lange behandelingen waarvoor een medewerker wordt vrijgehouden, zekert een percentage of een vast bedrag het tijdstip. Omdat de instelling per vestiging geldt, kunt u in uw vestigingen verschillende modellen gebruiken.
De transactiekosten van de betaalprovider en de termijn waarop het geld op uw rekening staat, hangen af van de overeenkomst die u met die provider hebt. PayPal int geen betalingen in Turkse lira; zijn uw behandelingen in Turkse lira geprijsd, dan moet u een provider kiezen die Turkse lira ondersteunt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over online boeken
Hoe zet ik de online boekingspagina aan?
Klik op het tabblad Spa’s van het scherm Instellingen op de knop “Online boeken” in de regel van de vestiging. In het venster dat opent, activeert u de pagina, kopieert u de link en ziet u de QR-code. De pagina blijft gesloten tot u haar activeert; deze knop is zichtbaar voor accounts van bedrijfsbeheerders.
Bepaal ik zelf het percentage van de vooruitbetaling?
Ja. U kiest per vestiging een van de opties Geen betaling, Vast bedrag, Percentage of Volledig bedrag; het percentage stelt u vrij in tussen 1% en 100%. Het bedrag wordt berekend op de prijs van elke behandeling en is nooit hoger dan die prijs.
Met welke betaalproviders werkt het?
Ondersteunde providers: iyzico, PayTR, Stripe, PayPal, Checkout.com. U kiest de provider op het tabblad Betaling van het scherm Instellingen en voert uw eigen accountgegevens in; de betaling komt rechtstreeks op de rekening van uw bedrijf. PayPal int geen betalingen in Turkse lira.
Wat gebeurt er als de klant halverwege de betaling afhaakt?
Er wordt geen afspraak aangemaakt. Zolang de klant op de betaalpagina is, wordt het gekozen tijdstip korte tijd voor hem vastgehouden; wordt de betaling niet afgerond, dan komt het tijdstip weer vrij en kan de klant het opnieuw proberen.
Kan de klant een medewerker kiezen?
Ja, als er in de vestiging boekbare medewerkers zijn ingesteld. De klant kan een persoon kiezen of “Geen voorkeur” aangeven; in dat geval wordt de eerste medewerker toegewezen die op het gekozen tijdstip vrij is.
Hoe onderscheid ik online afspraken van de andere?
De komende afspraken op het scherm Overzicht en de lijst Afspraken tonen een online binnengekomen afspraak met het label “Online”; ook in de details van de afspraak staat bij “Aangemaakt door” de waarde “Online”.
Krijgt de klant een bevestiging of herinnering?
Vandaag niet. Als de klant de boeking afrondt, ziet hij op de pagina de bevestiging “Je afspraak is bevestigd”; er wordt geen automatische bevestigingsmail of -sms verstuurd en ook geen herinnering vóór de afspraak. De klant kan zijn afspraak niet zelf via de pagina annuleren of wijzigen; daarvoor belt hij het bedrijf, en het telefoonnummer van de vestiging staat op de pagina.
Zijn er extra kosten voor online boeken?
Aan HMS Spa niet: online boeken en vooruitbetaling staan in elk abonnement open. De transactiekosten van de betaalprovider hangen af van de overeenkomst die u met die provider hebt.
Ik heb meerdere vestigingen. Wordt elke vestiging apart ingesteld?
Ja. Elke vestiging heeft een eigen link, QR-code, openingstijden, tijdzone en instelling voor vooruitbetaling. De betaalprovider wordt daarentegen één keer voor het hele bedrijf ingesteld.
Gerelateerde pagina’s
Functies
In plaats van losse schriften, Excel-bestanden en papieren agenda's: één systeem dat uw hele bedrijf overziet.
Afsprakensoftware
Afsprakensoftware in de cloud met weekagenda, statussen, cabine- en medewerkertoewijzing en betaling vanaf de regel. Niets te installeren, 14 dagen gratis.
Prijzen
Elk pakket bevat alle functies van het programma, met gratis updates. Maandpakketten zijn zonder verplichting; bij jaarlijkse betaling krijgt u 2 maanden cadeau.
Integraties
Hoe HMS Spa verbinding maakt met de buitenwereld: e-mail- en sms-instellingen, barcodescan, bonprinter, kaartbetaling, export naar Excel en PDF, mobiele apps.
Probeer online boeken met uw eigen vestiging
Voor de gratis proefperiode van 14 dagen vragen we geen creditcard. Stel uw behandelingen en openingstijden in en activeer uw boekingspagina.