Schoonheidscentrum: één registratie van intake tot laatste behandeling

In een schoonheidscentrum kan een klant op dag één weglopen zonder alles betaald te hebben: er is een intake, er wordt een plan besproken, misschien wordt een aanbetaling gedaan. Het echte werk gebeurt de weken daarna. Het kwetsbaarste punt is dus niet het verkoopmoment maar de drie maanden tussen verkoop en laatste behandeling. Breekt de registratie, dan gebeuren er twee dingen: er wordt een beurt weggegeven of een niet-geïnd saldo wordt vergeten.

In HMS Spa staat die keten op één registratie. De kuurregel toont prijs, betaald bedrag en saldo naast de gebruikte beurten van het totaal; elke beurt wordt vanaf de afspraak afgeboekt en het saldo werkt direct bij. Bij verkoop in termijnen daalt het saldo terwijl het betaalde bedrag stijgt, dus het antwoord op “hoeveel heeft ze betaald” staat op één plek en is actueel.

Een niet-geïnd saldo komt op het tabblad debiteuren van het financiële scherm. Omdat kassa, debiteuren en kostencategorieën op aparte tabbladen staan, raken omzet en vorderingen aan het eind van de maand niet door elkaar. Inkomsten, uitgaven en netto filteren op vestiging en periode, met opbrengsten uit behandelingen, kuren en producten apart.

Aan de capaciteitskant staan afspraken in de weekagenda met hun cabine en specialiste; bij lange behandelingen staan uren buiten openingstijd als gesloten. Productverkoop komt op dezelfde bon: een thuisverzorgingsproduct wordt verkocht via barcode of artikelcode en de rekening sluit op naam van de cabine. Specialistes zien hun eigen dag in de mobiele app en de eigenaar volgt kassa en rapporten van buiten.