Centre de beauté : un seul enregistrement du bilan à la dernière séance

Dans un centre de beauté, une cliente peut repartir le premier jour sans avoir tout payé : un bilan est fait, un plan est discuté, un acompte est parfois encaissé. Le vrai travail se joue les semaines suivantes. Le point le plus fragile n’est donc pas le moment de la vente mais les trois mois entre la vente et la dernière séance. Quand l’enregistrement se rompt, deux choses arrivent : soit une séance est offerte, soit un solde non encaissé est oublié.

Dans HMS Spa, cette chaîne tient sur un enregistrement. La ligne du forfait affiche le prix, l’encaissé et le solde à côté des séances consommées sur le total ; chaque séance se décompte depuis le rendez-vous et le reste se met à jour aussitôt. En vente à échéances, le solde baisse à mesure que l’encaissé monte : la réponse à « combien a-t-elle versé » vit à un seul endroit et reste à jour.

Un solde non encaissé atterrit dans l’onglet des comptes clients de l’écran finances. Comme la caisse, les comptes clients et les postes de dépense sont sur des onglets distincts, chiffre d’affaires et créances ne se mélangent pas en fin de mois. Recettes, dépenses et net se filtrent par établissement et période, les recettes de prestations, de forfaits et de produits apparaissant séparément.

Côté capacité, les rendez-vous vivent dans l’agenda hebdomadaire avec leur cabine et leur praticienne ; pour les soins longs, les heures hors ouverture apparaissent fermées. La vente de produits s’ajoute à la même note : un produit de soin se vend par code-barres ou référence, et le compte se solde au nom de la cabine. Les praticiennes voient leur journée dans l’application mobile, la direction suit caisse et rapports de l’extérieur.