Facture électronique et e-archive
HMS Spa est intégré à 12 prestataires agréés de facturation électronique largement utilisés en Turquie. Vous établissez votre facture électronique (e-Fatura) ou votre facture e-archive (e-Arşiv) depuis l’écran même où vous clôturez la vente. Si la société avec laquelle vous travaillez ne figure pas dans la liste, nous nous intégrons gratuitement au prestataire de votre choix.
Dans les spas et les instituts de beauté, la journée se clôture en caisse, mais la facture est souvent rédigée une seconde fois ailleurs : on ouvre le portail du prestataire et on ressaisit les noms des prestations, les montants, le taux de TVA et les coordonnées du client. Pour quelques factures par jour, cela semble peu de chose, mais en fin de mois, rapprocher les encaissements de la caisse des factures émises devient une tâche à part entière.
Dans HMS Spa, la facture est créée à partir de la vente elle-même. Un ticket clôturé, une vente de produits ou une vente de forfaits devient une facture en une seule étape ; les lignes de prestations et de produits du ticket sont reprises sur la facture et vous ne ressaisissez pas les mêmes informations. Le document est transmis au système de l’administration fiscale turque (GİB) par l’intermédiaire du prestataire agréé avec lequel votre établissement a signé un contrat.
Si l’acheteur est une entreprise inscrite au système de facture électronique, le document est émis en facture électronique ; sinon, en facture e-archive. La facture destinée à un client professionnel comme celle destinée à un client particulier sortent du même écran ; l’accueil n’a pas à apprendre deux méthodes différentes.
L’intégration est incluse dans chaque formule ; HMS Spa ne facture rien de plus pour la facture électronique. Ce que votre prestataire facture pour l’envoi des factures, crédits de facturation prépayés ou pack, se règle directement auprès de lui, selon le contrat que vous avez conclu avec lui.
Les prestataires intégrés
Si vous travaillez avec l’une des sociétés ci-dessous, l’intégration est prête ; il suffit de renseigner les identifiants de connexion de votre compte. Si votre prestataire ne figure pas dans la liste, nous nous intégrons aussi à lui.
Nous nous intégrons gratuitement au prestataire de facturation électronique de votre choix.
Comment nous procédonsFacture électronique ou e-archive ?
Une facture adressée à une entreprise inscrite au système de facture électronique parvient directement dans le système de l’acheteur, en tant que facture électronique. Une facture adressée à un acheteur non inscrit — le plus souvent votre client particulier — est émise en facture e-archive. Dans HMS Spa, les deux sortent du même écran de vente.
Prestataire absent de la liste
Le choix du prestataire dépend souvent de la préférence de votre comptable, des autres logiciels que vous utilisez ou d’un contrat en cours. C’est pourquoi nous ne vous demandons pas d’en changer : si le prestataire de facturation électronique avec lequel vous travaillez ne figure pas dans la liste ci-dessus, écrivez-nous et nous réaliserons gratuitement l’intégration avec cette société.
Mise en place
Dites-nous avec quel prestataire agréé vous travaillez aujourd’hui. Si vous n’en avez pas encore, vous signez directement le contrat avec la société de votre choix ; nous travaillons de la même manière avec toutes les sociétés de la liste.
Les identifiants d’intégration fournis par votre prestataire et les informations fiscales de votre société sont renseignés dans votre compte HMS Spa. Notre équipe vous accompagne pendant cette étape.
La connexion est vérifiée au moyen d’une facture d’essai dans l’environnement de test du prestataire. Pour les sociétés qui ne proposent pas d’environnement de test distinct (signalées dans la liste), la vérification se fait directement sur le compte réel.
Après la mise en service, un ticket clôturé, une vente de produits ou une vente de forfaits devient en une seule étape une facture électronique ou une facture e-archive.
La facture électronique (e-Fatura) est une facture établie et transmise par voie électronique entre utilisateurs inscrits au système de l’administration fiscale turque (GİB). Elle a la même valeur juridique qu’une facture papier ; la différence est que le document, au lieu d’être imprimé puis remis en main propre ou envoyé par la poste, parvient à l’acheteur par le système.
La facture e-archive (e-Arşiv) est une facture établie par voie électronique pour les acheteurs qui ne sont pas inscrits au système. Une entreprise qui utilise la facture électronique émet en facture e-archive les factures destinées aux sociétés non inscrites au système de facture électronique et à ses clients particuliers. Comme la plupart des clients des spas et des salons sont des particuliers, la majorité des factures quotidiennes relève de ce type.
Les factures peuvent être établies de deux façons : via le portail gratuit de la GİB ou via des prestataires agréés par la GİB. Sur le portail, chaque facture est saisie à la main. Un prestataire agréé permet en revanche d’envoyer la facture directement depuis le logiciel que vous utilisez ; c’est aussi ainsi que fonctionne l’intégration de HMS Spa.
C’est la GİB qui détermine quelles entreprises doivent passer à la facture électronique, selon des critères comme le chiffre d’affaires brut, et ces seuils sont mis à jour de temps à autre. Les entreprises qui n’y sont pas tenues peuvent aussi passer volontairement. Nous vous conseillons de vérifier le seuil en vigueur pour votre situation auprès de votre comptable ou dans les annonces de la GİB ; la demande de passage se fait le plus souvent par l’intermédiaire du prestataire avec lequel vous travaillerez.
Questions fréquentes
Les sociétés avec lesquelles nous avons aujourd’hui une intégration prête : EDM Bilişim, Uyumsoft, İşNet NetteFatura, eLogo (Logo Yazılım), Sovos (Foriba), İzibiz, Digital Planet, QNB eFinans, Nilvera, Turkcell e-Şirket, Mysoft, Paraşüt. Si vous travaillez avec une société absente de la liste, nous nous intégrons aussi à elle gratuitement, sur simple demande.
Il vous suffit de nous écrire le nom de la société ; nous réalisons gratuitement l’intégration avec ce prestataire. Tant que la connexion n’est pas prête, vous continuez à émettre vos factures comme aujourd’hui, sans avoir à changer de prestataire.
Pas du côté de HMS Spa ; l’intégration est incluse dans chaque formule. Ce que votre prestataire facture pour l’envoi des factures, crédits de facturation prépayés ou pack, se règle directement auprès de lui, selon le contrat que vous avez conclu avec lui.
Depuis le ticket clôturé, la vente de produits ou la vente de forfaits. Les lignes de prestations et de produits de la vente passent sur la facture ; vous ne ressaisissez pas les mêmes informations dans le portail du prestataire.
L’acheteur : s’il s’agit d’une entreprise inscrite au système de facture électronique, on émet une facture électronique ; sinon, une facture e-archive. Les deux documents sortent du même écran de ticket ou de vente.
Nous travaillons de la même manière avec toutes les sociétés de la liste ; vous pouvez donc choisir librement selon le prix, l’assistance et la préférence de votre comptable. Vous signez le contrat directement avec le prestataire choisi, puis nous configurons la connexion dans votre compte HMS Spa.
Les identifiants de connexion de la nouvelle société sont renseignés et les factures partent désormais par elle. Vos données clients, tickets et ventes dans HMS Spa restent telles quelles ; pour l’archive de vos factures précédentes, nous vous conseillons de voir avec votre ancien prestataire.
Oui. Pour émettre des factures électroniques et des factures e-archive, votre entreprise doit être inscrite au système de facture électronique et travailler avec un prestataire agréé ; si elle n’y est pas inscrite, aucune connexion de facture électronique n’est mise en place, et vous utilisez les écrans de tickets, de caisse, de forfaits et de rapports exactement de la même manière. Même sans obligation, vous pouvez passer volontairement à la facture électronique ; nous vous conseillons de prendre cette décision avec votre comptable.
Comment HMS Spa se connecte à l’extérieur : réglages e-mail et SMS, lecture de code-barres, impression de tickets, paiement par carte, export Excel et PDF, applications mobiles.
Toutes les formules incluent toutes les fonctionnalités du programme, avec des mises à jour gratuites. Les formules mensuelles sont sans engagement ; le paiement annuel offre 2 mois.
Fini les carnets éparpillés, les tableurs et les agendas papier : un seul système qui voit l'ensemble de votre activité.
L’essai gratuit de 14 jours ne demande pas de carte bancaire. Indiquez-nous votre prestataire et planifions ensemble la connexion.