Logiciel institut de beauté : forfaits, séances et encaissements au même endroit

Le carnet d’un institut ne fonctionne pas comme celui d’un coiffeur : la prestation n’est pas ponctuelle, elle s’étale sur une série de séances. Si la séance en cours d’un forfait de dix, le montant déjà versé et le reste dû sont suivis à trois endroits différents, un jour les trois cessent de concorder. Le logiciel les ramène à une seule ligne : la ligne du forfait porte le prix, l’encaissé et le solde à côté des séances consommées sur le total.

Dans HMS Spa, les forfaits ont leur propre écran et existent en deux formes : en séances et en minutes. Une séance se décompte depuis la fiche cliente ou depuis le rendez-vous ; le reste se met à jour immédiatement, et encaissement comme échéances se traitent sur la même ligne. L’onglet des définitions de forfaits contient tous les forfaits vendus, si bien que l’accueil ne ressaisit ni le prix ni le nombre de séances.

Les rendez-vous vivent dans un agenda hebdomadaire. On choisit l’institut et la date, un clic sur un créneau libre ouvre le rendez-vous, un glissement le déplace. Comme les soins longs ne doivent pas se disputer une cabine, les plages hors horaires apparaissent fermées et chaque rendez-vous porte sa cabine sur la ligne. La liste se filtre par cliente, prestation, praticienne, statut et période, et chaque ligne affiche le prix, l’encaissé et le solde.

La fiche cliente est ici décisive. À côté du nom, du téléphone et de la ville se trouvent les soins passés, les notes et les étiquettes : allergies, type de peau, produits utilisés — sur la fiche plutôt que dans la mémoire de la praticienne. Les étiquettes VIP, cliente fidèle et allergie apparaissent dans la liste ; le portefeuille de points et les enquêtes de satisfaction sont des onglets de la même fiche. La liste se filtre par nom, ville, étiquette et statut.

La vente de produits et le stock sont dans le même panneau. Sur l’écran boutique, un produit de soin se vend en scannant un code-barres ou en cherchant par nom et référence ; les onglets Produits et Stock gardent catalogue et inventaire ensemble. L’écran finances filtre recettes, dépenses et net par institut et période ; les rapports se répartissent en prestations, ventes de produits, ventes de forfaits, performance et commissions, et s’exportent en Excel et PDF. Le panneau fonctionne dans le navigateur, et les applications iOS et Android s’ouvrent avec le même compte.