Choix de la prestation
Les prestations que l’établissement affiche en ligne sont listées avec leur durée et leur prix. Si le prépaiement est activé, le montant à payer maintenant et le solde à régler à l’établissement sont indiqués à côté.
Réservation en ligne
Vos clients réservent eux-mêmes, le prépaiement arrive sur votre propre TPE virtuel
Chacun de vos établissements a sa propre page de réservation en ligne. Le client choisit lui-même la prestation, le membre du personnel et le créneau libre ; si vous le souhaitez, vous encaissez au moment de la réservation le prix total, un pourcentage que vous fixez ou un montant fixe. Le reste se règle à l’établissement.
Que le carnet de rendez-vous ne ferme pas avec la fin de journée
Dans les spas et les salons, les rendez-vous se prennent le plus souvent par téléphone ou par message. Une demande qui arrive pendant que l’accueil est en séance ou après les horaires d’ouverture attend ou se perd ; le client doit écrire plusieurs messages pour trouver un créneau libre.
La page de réservation en ligne de HMS Spa supprime ces échanges. Le client ouvre le lien, choisit lui-même sa prestation et un créneau qui lui convient, saisit ses coordonnées et finalise son rendez-vous. Les créneaux sont calculés d’après les horaires d’ouverture de l’établissement et les rendez-vous de l’agenda ; le rendez-vous arrive tout seul dans votre panneau.
Encaisser un paiement à la réservation est facultatif. Vous pouvez travailler sans aucun paiement, ou encaisser au moment de la réservation le prix total, un pourcentage que vous fixez — par exemple 20 % — ou un montant fixe. Le paiement arrive sur votre compte de TPE virtuel ; le montant restant apparaît sur le rendez-vous et se règle à l’établissement.
Le prépaiement rend le rendez-vous engageant pour les deux parties : le client a réservé son créneau, et vous savez que le paiement est encaissé avant de lui garder ce créneau.
Ce que voit le client
La réservation se fait en quatre étapes
Choix du collaborateur
Si des collaborateurs réservables sont définis pour l’établissement, le client choisit une personne ou « Sans préférence » ; dans ce cas, le premier collaborateur libre à cette heure est affecté.
Choix de la date et de l’heure
Les prochains jours s’affichent sous forme de bandeau, une date plus lointaine se choisit dans le calendrier. Les créneaux affichés tombent dans les horaires d’ouverture et laissent la place à la durée de la prestation.
Saisie des coordonnées
Nom, prénom et téléphone suffisent ; l’e-mail et la note sont facultatifs. En cas de prépaiement, le client passe à la page de paiement et, une fois le paiement validé, voit l’écran « Votre rendez-vous est confirmé ».
Prépaiement
C’est vous qui décidez combien encaisser à la réservation
Le réglage se fait par établissement et se calcule sur le prix de chaque prestation ; le montant encaissé à la réservation ne dépasse jamais le prix de la prestation.
Aucun paiement
La réservation se finalise sans paiement ; la totalité du prix est encaissée quand le client arrive à l’établissement.
Pourcentage
Le pourcentage du prix de la prestation que vous fixez — par exemple 20 % — est encaissé à la réservation, le reste se règle à l’établissement.
Montant fixe
Le même montant est encaissé à chaque réservation ; si la prestation coûte moins que ce montant, seul son prix est encaissé.
Montant total
La totalité du prix de la prestation est payée au moment de la réservation ; il ne reste rien à régler à l’établissement.
Côté panneau
Le rendez-vous en ligne arrive tout seul dans votre panneau
Une fois la réservation finalisée, le rendez-vous est créé avec le statut « Planifié » ; il apparaît sur l’écran Vue générale et dans la liste Rendez-vous avec l’étiquette « En ligne ». Le montant payé à la réservation est enregistré comme encaissé sur le rendez-vous ; le montant restant figure sur la même ligne et s’encaisse quand le client arrive à l’établissement.
- Le client est rattaché à sa fiche existante grâce à son numéro de téléphone ; s’il n’en a pas, une nouvelle fiche est créée
- En cas de prépaiement, le rendez-vous n’est créé qu’après vérification du paiement
- Le rendez-vous apparaît aussi dans l’agenda et dans l’application mobile
- Vous n’avez aucune action supplémentaire à effectuer pour le confirmer
TPE virtuel
Prépaiement avec 5 prestataires de paiement
Vous choisissez votre prestataire dans l’onglet Paiement de l’écran Paramètres et saisissez vos propres identifiants de compte. Le paiement arrive directement sur le compte de votre établissement ; HMS Spa ne s’interpose pas.
- iyzico
- PayTR
- Stripe
- PayPal
- Checkout.com
Avant la mise en service, vous pouvez tester vos identifiants avec le bouton « Tester la connexion ». iyzico, PayTR et PayPal proposent une option d’environnement de test ; avec Stripe et Checkout.com, vous travaillez avec vos clés de test.
Créneaux libres
L’agenda calcule les créneaux disponibles
Vous ne saisissez pas à la main les créneaux de la page de réservation. Ils sont calculés à partir des horaires d’ouverture de l’établissement, de la durée de la prestation et des rendez-vous du personnel dans l’agenda ; le rendez-vous d’un collaborateur dans un autre établissement bloque aussi ce créneau.
- Les horaires d’ouverture et le fuseau horaire s’appliquent par établissement
- Si la durée de la prestation dépasse la fin des horaires d’ouverture, ce créneau n’est pas proposé
- Le créneau est revérifié au moment où le client valide ; s’il a été pris entre-temps, le client est invité à en choisir un autre
- Pendant le paiement, le créneau est réservé au client pour une courte durée ; si le paiement n’aboutit pas, il redevient libre
Partage
Placez votre lien là où se trouvent vos clients
Chaque établissement a son propre lien de réservation et son code QR. Dans l’onglet Spas de l’écran Paramètres, vous ouvrez la fenêtre « Réservation en ligne » depuis la ligne de l’établissement, publiez la page et copiez le lien.
- Ajoutez-le à votre profil Instagram, à votre site web et à votre fiche d’établissement Google
- Utilisez le code QR à l’accueil, sur vos brochures ou vos cartes de visite
- La page s’ouvre en 21 langues ; la langue suit celle du navigateur du visiteur
- Vous pouvez désactiver la page à tout moment ; tant qu’elle est désactivée, le lien ne fonctionne pas
Ce qu’il faut clarifier avant d’encaisser des prépaiements
Le prépaiement est un engagement entre l’établissement et le client ; ses conditions doivent donc être claires dès le départ. Si le client annule son rendez-vous ou ne vient pas, c’est votre propre politique commerciale qui détermine si le prépaiement est remboursé et si le rendez-vous peut être reporté à un autre jour. Nous vous conseillons d’indiquer clairement ces conditions sur votre site web, sur votre profil Instagram ou dans vos échanges avec les clients.
Aujourd’hui, HMS Spa n’effectue pas les remboursements automatiquement ; si un remboursement est nécessaire, vous le faites vous-même depuis l’interface de votre prestataire de paiement. Dans le cas rare où le paiement a abouti mais où le créneau est entre-temps passé à un autre client, le rendez-vous n’est pas créé et le client est informé que l’établissement le contactera.
Le modèle à choisir dépend de votre prestation. Pour les prestations courtes et peu chères, la réservation sans paiement suffit souvent ; pour les prestations longues qui mobilisent un membre du personnel, un pourcentage ou un montant fixe sécurise le créneau. Le réglage se faisant par établissement, vous pouvez utiliser des modèles différents d’un établissement à l’autre.
Les frais de transaction du prestataire de paiement et le délai de versement des fonds sur votre compte dépendent du contrat que vous avez conclu avec lui. PayPal n’encaisse pas en livres turques ; si vos prestations sont tarifées en livres turques, vous devez choisir un prestataire qui prend en charge la livre turque.
Questions fréquentes
Réservation en ligne — questions fréquentes
Comment activer la page de réservation en ligne ?
Dans l’onglet Spas de l’écran Paramètres, cliquez sur le bouton « Réservation en ligne » sur la ligne de l’établissement. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous publiez la page, copiez le lien et voyez le code QR. La page reste fermée tant que vous ne l’avez pas publiée ; ce bouton est visible par les comptes administrateurs de la société.
Est-ce moi qui fixe le taux de prépaiement ?
Oui. Vous choisissez par établissement l’une des options aucun paiement, montant fixe, pourcentage ou montant total ; le pourcentage se fixe librement entre 1 % et 100 %. Le montant se calcule sur le prix de chaque prestation et ne le dépasse pas.
Avec quels prestataires de TPE virtuel cela fonctionne-t-il ?
Prestataires pris en charge : iyzico, PayTR, Stripe, PayPal, Checkout.com. Vous choisissez le prestataire dans l’onglet Paiement de l’écran Paramètres et saisissez vos propres identifiants de compte ; le paiement arrive directement sur le compte de votre établissement. PayPal n’encaisse pas en livres turques.
Que se passe-t-il si le client abandonne le paiement en cours de route ?
Le rendez-vous n’est pas créé. Pendant que le client est sur la page de paiement, le créneau choisi lui est réservé pour une courte durée ; si le paiement n’aboutit pas, le créneau redevient libre et le client peut réessayer.
Le client peut-il choisir un membre du personnel ?
Oui, si des collaborateurs réservables sont définis pour l’établissement. Le client peut choisir une personne ou « Sans préférence » ; dans ce cas, le premier collaborateur libre à l’heure choisie est affecté.
Comment distinguer un rendez-vous pris en ligne des autres ?
Les rendez-vous à venir de l’écran Vue générale et la liste Rendez-vous signalent un rendez-vous pris en ligne par l’étiquette « En ligne » ; le détail du rendez-vous indique aussi « Créé par : En ligne ».
Le client reçoit-il un message de confirmation ou de rappel ?
Pas aujourd’hui. Quand le client termine sa réservation, il voit sur la page la confirmation « Votre rendez-vous est confirmé » ; aucun e-mail ou SMS de confirmation automatique n’est envoyé, ni aucun rappel avant le rendez-vous. Le client ne peut pas annuler ou modifier lui-même son rendez-vous depuis la page ; pour cela, il appelle l’établissement, dont le numéro de téléphone figure sur la page.
La réservation en ligne est-elle facturée en supplément ?
Pas du côté de HMS Spa ; la réservation en ligne et le prépaiement sont ouverts dans chaque formule. Les frais de transaction du prestataire de paiement dépendent du contrat que vous avez conclu avec lui.
J’ai plusieurs établissements. Chacun se règle-t-il séparément ?
Oui. Chaque établissement a son propre lien, son code QR, ses horaires d’ouverture, son fuseau horaire et son réglage de prépaiement. Le prestataire de paiement, lui, se définit une seule fois pour toute la société.
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Fonctionnalités
Fini les carnets éparpillés, les tableurs et les agendas papier : un seul système qui voit l'ensemble de votre activité.
Logiciel de prise de rendez-vous
Logiciel de prise de rendez-vous en ligne : agenda hebdomadaire, statuts, affectation de cabine et de collaborateur, encaissement depuis la ligne. Rien à installer, 14 jours gratuits.
Tarifs
Toutes les formules incluent toutes les fonctionnalités du programme, avec des mises à jour gratuites. Les formules mensuelles sont sans engagement ; le paiement annuel offre 2 mois.
Intégrations
Comment HMS Spa se connecte à l’extérieur : réglages e-mail et SMS, lecture de code-barres, impression de tickets, paiement par carte, export Excel et PDF, applications mobiles.
Essayez la réservation en ligne avec votre propre établissement
L’essai gratuit de 14 jours ne demande pas de carte bancaire. Définissez vos prestations et vos horaires d’ouverture, puis publiez votre page de réservation.