Leistung wählen
Die online angezeigten Leistungen der Filiale erscheinen mit Dauer und Preis. Ist die Vorauszahlung aktiv, stehen daneben auch der jetzt zu zahlende Betrag und der in der Filiale zu zahlende Rest.
Online-Buchung
Den Termin bucht der Kunde, die Vorauszahlung geht auf Ihr eigenes Händlerkonto
Jede Ihrer Filialen hat eine eigene Online-Buchungsseite. Der Kunde wählt Leistung, Mitarbeiter und freie Uhrzeit selbst; auf Wunsch nehmen Sie bei der Buchung den vollen Preis, einen von Ihnen festgelegten Prozentsatz oder einen festen Betrag ein. Der Rest wird in der Filiale bezahlt.
Das Terminbuch soll nicht mit dem Feierabend schließen
In Spas und Salons werden Termine meist per Telefon oder Nachricht vereinbart. Eine Anfrage, die kommt, während der Empfang mit einer Behandlung beschäftigt ist, oder nach Feierabend, wartet entweder oder geht verloren; der Kunde muss mehrere Nachrichten schreiben, um eine freie Uhrzeit zu finden.
Die Online-Buchungsseite von HMS Spa macht dieses Hin und Her überflüssig. Der Kunde öffnet den Link, wählt Leistung und passende Uhrzeit selbst, trägt seine Angaben ein und schließt die Buchung ab. Die Uhrzeiten werden aus den Öffnungszeiten der Filiale und den Terminen im Kalender berechnet; der Termin landet von selbst in Ihrem Panel.
Eine Zahlung bei der Buchung ist optional. Sie können ganz ohne Zahlung arbeiten oder bei der Buchung den vollen Preis, einen von Ihnen festgelegten Prozentsatz – zum Beispiel 20 % – oder einen festen Betrag einnehmen. Die Zahlung geht auf Ihr eigenes Händlerkonto; der Restbetrag erscheint beim Termin und wird in der Filiale bezahlt.
Eine Vorauszahlung macht den Termin für beide Seiten verbindlich: Der Kunde hat seine Uhrzeit reserviert, und Sie wissen, dass die Zahlung eingegangen ist, bevor Sie diese Zeit freihalten.
Was der Kunde sieht
Die Buchung ist in vier Schritten abgeschlossen
Mitarbeiter wählen
Sind in der Filiale buchbare Mitarbeiter hinterlegt, wählt der Kunde eine Person oder „Egal“; dann wird der erste Mitarbeiter zugewiesen, der zu dieser Uhrzeit frei ist.
Datum und Uhrzeit wählen
Die nächsten Tage erscheinen als Leiste, ein späteres Datum wird im Kalender gewählt. Angezeigt werden die Uhrzeiten, die innerhalb der Öffnungszeiten liegen und in die die Dauer der Leistung passt.
Angaben eintragen
Name und Telefonnummer genügen; E-Mail und Notiz sind optional. Gibt es eine Vorauszahlung, geht der Kunde zur Zahlungsseite und sieht nach Bestätigung der Zahlung den Bildschirm „Ihr Termin ist gebucht“.
Vorauszahlung
Wie viel Sie bei der Buchung einnehmen, entscheiden Sie
Die Einstellung gilt je Filiale und wird aus dem Preis jeder Leistung berechnet; der bei der Buchung eingenommene Betrag übersteigt nie den Preis der Leistung.
Keine Zahlung
Die Buchung wird ohne Zahlung abgeschlossen; der volle Preis wird eingenommen, wenn der Kunde in die Filiale kommt.
Prozentsatz
Der von Ihnen festgelegte Prozentsatz des Leistungspreises – zum Beispiel 20 % – wird bei der Buchung eingenommen, der Rest in der Filiale bezahlt.
Fester Betrag
Bei jeder Buchung wird derselbe Betrag eingenommen; kostet die Leistung weniger als dieser Betrag, wird nur ihr Preis eingenommen.
Gesamtbetrag
Der volle Preis der Leistung wird bei der Buchung bezahlt; in der Filiale ist nichts mehr zu zahlen.
Im Panel
Online-Termine landen von selbst in Ihrem Panel
Ist die Buchung abgeschlossen, entsteht der Termin mit dem Status „Geplant“; er erscheint auf dem Bildschirm Übersicht und in der Liste Termine mit der Kennzeichnung „Online“. Der bei der Buchung gezahlte Betrag wird beim Termin als bezahlt verbucht, der Restbetrag steht in derselben Zeile und wird kassiert, wenn der Kunde in die Filiale kommt.
- Der Kunde wird über seine Telefonnummer seiner vorhandenen Kundenkarte zugeordnet; hat er keine, wird eine neue angelegt
- Gibt es eine Vorauszahlung, entsteht der Termin erst, nachdem die Zahlung verifiziert wurde
- Der Termin erscheint auch im Kalender und in der mobilen App
- Zum Bestätigen müssen Sie nichts weiter tun
Zahlungsabwicklung
Vorauszahlung über 5 Zahlungsanbieter
Ihren Anbieter wählen Sie im Reiter Zahlung des Bildschirms Einstellungen und tragen Ihre eigenen Kontodaten ein. Die Zahlung geht direkt auf das Konto Ihres Betriebs; HMS Spa steht nicht dazwischen.
- iyzico
- PayTR
- Stripe
- PayPal
- Checkout.com
Vor dem Livegang können Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche „Verbindung testen“ prüfen. Bei iyzico, PayTR und PayPal gibt es die Option einer Testumgebung; bei Stripe und Checkout.com arbeiten Sie mit Ihren Testschlüsseln.
Freie Zeiten
Die freien Uhrzeiten berechnet der Kalender
Die Uhrzeiten auf der Buchungsseite geben Sie nicht von Hand ein. Sie werden aus den Öffnungszeiten der Filiale, der Dauer der Leistung und den Terminen der Mitarbeiter im Kalender berechnet; auch der Termin eines Mitarbeiters in einer anderen Filiale sperrt diese Uhrzeit.
- Öffnungszeiten und Zeitzone gelten je Filiale
- Passt die Dauer der Leistung nicht mehr vor das Ende der Öffnungszeiten, wird diese Uhrzeit nicht angezeigt
- Beim Absenden wird die Uhrzeit erneut geprüft; ist sie inzwischen vergeben, wird der Kunde gebeten, eine andere zu wählen
- Während der Zahlung bleibt die Uhrzeit kurz für den Kunden reserviert; wird die Zahlung nicht abgeschlossen, ist sie wieder frei
Teilen
Stellen Sie Ihren Link dorthin, wo Ihre Kunden sind
Jede Filiale hat ihren eigenen Buchungslink und QR-Code. Im Reiter Spas des Bildschirms Einstellungen öffnen Sie in der Zeile der Filiale das Fenster „Online-Buchung“, schalten die Seite live und kopieren den Link.
- Fügen Sie ihn Ihrem Instagram-Profil, Ihrer Website und Ihrem Google-Unternehmensprofil hinzu
- Nutzen Sie den QR-Code am Empfang, in Broschüren oder auf Visitenkarten
- Die Seite öffnet sich in 21 Sprachen; die Sprache richtet sich nach dem Browser des Besuchers
- Sie können die Seite jederzeit abschalten; solange sie abgeschaltet ist, funktioniert der Link nicht
Was Sie klären sollten, bevor Sie Vorauszahlungen annehmen
Eine Vorauszahlung ist eine Verpflichtung zwischen Betrieb und Kunde; deshalb müssen ihre Bedingungen von Anfang an klar sein. Ob die Vorauszahlung erstattet wird, wenn der Kunde seinen Termin storniert oder nicht erscheint, und ob der Termin auf einen anderen Tag verschoben werden kann, legen Ihre eigenen Betriebsregeln fest. Wir empfehlen, diese Bedingungen auf Ihrer Website, in Ihrem Instagram-Profil oder in Ihren Nachrichten mit Kunden klar zu nennen.
HMS Spa erstattet heute nicht automatisch; ist eine Erstattung nötig, nehmen Sie sie selbst über das Portal Ihres Zahlungsanbieters vor. Im seltenen Fall, dass die Zahlung abgeschlossen ist, die Uhrzeit aber inzwischen an einen anderen Kunden gegangen ist, wird kein Termin angelegt, und dem Kunden wird mitgeteilt, dass sich der Betrieb bei ihm meldet.
Welches Modell Sie wählen, hängt von Ihrer Leistung ab. Bei kurzen, günstigen Leistungen reicht eine Buchung ohne Zahlung oft aus; bei langen Leistungen, die einen Mitarbeiter binden, sichert ein Prozentsatz oder ein fester Betrag die Uhrzeit ab. Da die Einstellung je Filiale gilt, können Sie in Ihren Filialen unterschiedliche Modelle nutzen.
Die Transaktionsgebühren des Zahlungsanbieters und die Dauer, bis das Geld auf Ihrem Konto ist, richten sich nach Ihrer Vereinbarung mit ihm. PayPal zieht keine Zahlungen in türkischer Lira ein; sind Ihre Leistungen in türkischer Lira ausgepreist, müssen Sie einen Anbieter wählen, der die türkische Lira unterstützt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Online-Buchung
Wie schalte ich die Online-Buchungsseite ein?
Klicken Sie im Reiter Spas des Bildschirms Einstellungen in der Zeile der Filiale auf die Schaltfläche „Online-Buchung“. Im Fenster, das sich öffnet, schalten Sie die Seite live, kopieren den Link und sehen den QR-Code. Bis Sie die Seite live schalten, ist sie geschlossen; diese Schaltfläche sehen die Administratorkonten der Firma.
Lege ich den Satz der Vorauszahlung selbst fest?
Ja. Sie wählen je Filiale eine der Optionen keine Zahlung, fester Betrag, Prozentsatz oder Gesamtbetrag; den Prozentsatz legen Sie beliebig zwischen 1 % und 100 % fest. Der Betrag wird aus dem Preis jeder Leistung berechnet und übersteigt ihn nicht.
Mit welchen Zahlungsanbietern funktioniert das?
Unterstützte Anbieter: iyzico, PayTR, Stripe, PayPal, Checkout.com. Den Anbieter wählen Sie im Reiter Zahlung des Bildschirms Einstellungen und tragen Ihre eigenen Kontodaten ein; die Zahlung geht direkt auf das Konto Ihres Betriebs. PayPal zieht keine Zahlungen in türkischer Lira ein.
Was passiert, wenn der Kunde die Zahlung mittendrin abbricht?
Es entsteht kein Termin. Solange der Kunde auf der Zahlungsseite ist, bleibt die gewählte Uhrzeit kurz für ihn reserviert; wird die Zahlung nicht abgeschlossen, ist die Uhrzeit wieder frei, und der Kunde kann es erneut versuchen.
Kann der Kunde einen Mitarbeiter wählen?
Ja, wenn in der Filiale buchbare Mitarbeiter hinterlegt sind. Der Kunde kann eine Person wählen oder „Egal“ angeben; dann wird der erste Mitarbeiter zugewiesen, der zur gewählten Uhrzeit frei ist.
Wie unterscheide ich online eingegangene Termine von den anderen?
Die anstehenden Termine auf dem Bildschirm Übersicht und die Liste Termine zeigen einen online eingegangenen Termin mit der Kennzeichnung „Online“; auch in den Termindetails steht „Erfasst von: Online“.
Erhält der Kunde eine Bestätigungs- oder Erinnerungsnachricht?
Heute nicht. Schließt der Kunde die Buchung ab, sieht er auf der Seite die Bestätigung „Ihr Termin ist gebucht“; eine automatische Bestätigungs-E-Mail oder -SMS und eine Erinnerung vor dem Termin werden nicht verschickt. Der Kunde kann seinen Termin nicht selbst über die Seite stornieren oder ändern; dafür ruft er den Betrieb an – die Telefonnummer der Filiale steht auf der Seite.
Kostet die Online-Buchung extra?
Bei HMS Spa nicht; Online-Buchung und Vorauszahlung sind in jedem Tarif offen. Die Transaktionsgebühren des Zahlungsanbieters richten sich nach Ihrer Vereinbarung mit ihm.
Ich habe mehrere Filialen. Wird jede Filiale getrennt eingestellt?
Ja. Jede Filiale hat ihren eigenen Link, QR-Code, ihre eigenen Öffnungszeiten, ihre Zeitzone und ihre Einstellung für die Vorauszahlung. Der Zahlungsanbieter wird dagegen einmal für die ganze Firma festgelegt.
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