Häufige Fragen
Was Sie wissen möchten
Von der Einrichtung bis zur Zahlung – Antworten auf die Fragen, die wir am häufigsten hören. Finden Sie Ihre nicht, schreiben Sie uns; wir antworten noch am selben Werktag.
Wie diese Seite zu lesen ist
Die Fragen unten stehen in vier Gruppen. Die erste behandelt, was die Software ist und wie man beginnt; die zweite Preise und Zahlung; die dritte den täglichen Gebrauch; die vierte Daten, Datenschutz und Sicherheit. Steht die gesuchte Frage nicht hier, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Wir haben versucht, die Antworten kurz zu halten, und jede Antwort beschreibt, was das Produkt heute wirklich tut. Eine Funktion von der Roadmap schreiben wir nicht, als gäbe es sie; ist etwas nicht da, sagen wir es. Kommt Ihnen eine Antwort unvollständig vor, liegt das meist daran, dass die Sache selbst noch nicht da ist.
Ein Teil der Antworten sagt schlicht „nein“. Das tun wir bewusst: dem Kunden klar zu sagen, dass etwas fehlt, ist besser, als ihn nach der Einrichtung zu enttäuschen. So gibt es heute keine automatischen Erinnerungen an den Kunden vor dem Termin; das schreiben wir hier, bevor Sie fragen müssen. Dass der Kunde seinen Termin selbst online bucht, ist dagegen möglich: Jede Filiale hat ihre eigene Online-Buchungsseite.
Ändert sich die Antwort auf eine Frage mit der Zeit, aktualisieren wir den Text. Meinen Sie, auf dieser Seite etwas Veraltetes zu sehen, schreiben Sie uns; wir korrigieren es und verstehen zugleich, wo es falsch gelesen wurde.
Alle preisspezifischen Fragen stehen auch auf der Preisseite; hier werden nur die häufigsten wiederholt. Die verbindlichen Fassungen der Vertrags-, Rückerstattungs- und Datenschutztexte finden sich in den Rechtslinks am Seitenfuß.
Die Angaben auf dieser Seite beschreiben die aktuelle Version des Produkts. Wir stellen keine Funktion dar, die es nicht gibt, und drucken keine Zahl, deren Grundlage wir nicht nennen können; ist hier etwas veraltet, schreiben Sie uns, wir korrigieren es. Die kostenlose Testphase dauert vierzehn Tage, eine Kreditkarte wird nicht verlangt. Auf schriftliche Anfragen antworten wir am selben Werktag. Tarifumfang und aktuelle Preise stehen auf der Preisseite, die verbindliche Fassung unserer Zusagen zu personenbezogenen Daten in der Datenschutzerklärung.
Einrichtung und Nutzung
Brauche ich technische Kenntnisse für die Einrichtung?
Nein. HMS Spa ist cloudbasiert; es muss weder ein Server noch ein Programm installiert werden. Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, melden Sie sich im Browser unter app.hmsspa.com an. Ihre Behandlungsliste und Mitarbeiterdaten legen wir bei der Ersteinrichtung gemeinsam mit Ihnen an.
Kann ich bestehende Kunden- und Paketdaten übernehmen?
Ja. Ihre Kundenliste aus Excel oder einem anderen Programm sowie offene Paketguthaben übertragen wir kostenlos ins System. Während der Umstellung läuft Ihr Betrieb ohne Unterbrechung weiter.
Sind meine Daten sicher?
Ihre Daten werden über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) übertragen, täglich gesichert und KVKK-konform in der Türkei gehostet. Sie können jederzeit einen vollständigen Datenexport anfordern.
Gibt es eine Mindestlaufzeit, kann ich jederzeit kündigen?
Monatstarife haben keine Mindestlaufzeit; Sie können zum Ende jedes Monats kündigen. Bei Jahrestarifen erhalten Sie 2 Monate geschenkt und werden vor der automatischen Verlängerung informiert.
Kann ich das Panel auf Handy und Tablet nutzen?
Ja. Das Panel funktioniert auf Handy, Tablet und Computer im Browser gleichermaßen. Am Empfang am Rechner, unterwegs am Handy – immer dieselben Daten.
Preise
Was passiert nach Ablauf der Testphase?
Nach 14 Tagen wählen Sie bei Interesse einen Tarif und arbeiten weiter. Ohne Fortsetzung wird Ihr Konto geschlossen; Ihre Daten bleiben 30 Tage gespeichert und werden Ihnen auf Wunsch ausgehändigt.
Kann ich den Tarif wechseln?
Ja, ein Upgrade ist jederzeit möglich; die Differenz wird tagesgenau berechnet. Ein Downgrade wird zur nächsten Abrechnungsperiode wirksam.
Wie bezahle ich?
Per Kreditkarte im Lastschriftverfahren oder per Überweisung gegen Rechnung. Für alle Zahlungen wird eine elektronische Rechnung ausgestellt.
Kosten Einrichtung oder Datenübernahme extra?
Nein. Kontoeinrichtung, Anlegen der Behandlungsliste und der Datenimport aus Excel sind in allen Tarifen kostenlos. Im Enterprise-Tarif ist zusätzlich die Schulung vor Ort enthalten.
Mobil, Standorte und Support
Gibt es eine mobile App?
Ja. HMS Spa hat Apps für iOS und Android; Kundenkarten, Paketguthaben und Tagesumsatz verfolgen Sie vom Handy aus. Das Panel läuft außerdem im Browser auf jedem Gerät gleich.
Ich habe mehrere Standorte – kann ich sie über ein Konto verwalten?
Ja. Im Enterprise-Plan werden unbegrenzt viele Standorte über ein einziges Administratorkonto verwaltet; Leistungs- und Preisliste werden zentral gepflegt, konsolidierte Berichte vergleichen die Standorte nebeneinander.
Wie funktioniert der Support?
Jeder Plan enthält E-Mail-Support; Professional und Enterprise bieten zusätzlich vorrangigen Telefonsupport. Während der Geschäftszeiten erreichen Sie uns per Telefon und WhatsApp, per E-Mail jederzeit.
Daten, Datenschutz und Sicherheit
Wo liegen meine Daten?
Die Daten werden in der Türkei gehostet. Welche Infrastrukturanbieter genutzt werden und welchen Umfang eine Übermittlung hat, steht in der Datenschutzerklärung.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja. Terminliste, Finanztabellen und alle Berichte gehen nach Excel und PDF. Einen vollständigen Auszug Ihrer Daten können Sie jederzeit herunterladen; dafür ist keine Anfrage nötig.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich das Konto schließe?
Nach der Schließung werden die Daten dreißig Tage aufbewahrt; in dieser Zeit werden sie Ihnen auf Wunsch übergeben. Am Ende der Frist werden sie gelöscht.
Welche Bildschirme sieht mein Personal?
Rechte werden je Benutzer definiert. Ein Therapeut kann auf seinen eigenen Kalender und seine eigenen Leistungsbuchungen beschränkt werden; die Finanzbildschirme stehen nur berechtigten Benutzern offen.
Nutzen Sie die Daten meiner Kunden?
Nein. Die Kundendaten in Ihrem Panel gehören Ihnen; sie werden nicht für Marketing genutzt und nicht an Dritte verkauft. Der Umfang der Verarbeitung steht im Datenschutztext.
Wie wird gesichert?
Sicherungen werden systemseitig regelmäßig genommen; Sie müssen nichts gesondert tun und nichts extra zahlen. Ihre eigene Kopie können Sie jederzeit auch als Excel und PDF herunterladen.
Wie lösche ich Daten, deren Löschung ein Kunde verlangt hat?
Der Kundendatensatz wird im Panel gelöscht. Umfang und Fristen für Finanzunterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht stehen auf der Datenschutzseite; dazu antworten wir Ihnen schriftlich.
Von wie vielen Geräten kann man sich anmelden?
Ein Benutzerkonto meldet sich von Rechner, Tablet und Telefon an; für Geräte gibt es keinen Aufpreis. Die iOS- und Android-Apps nutzen dasselbe Konto und dieselben Daten.
Wie wird der Zugang zum Panel geschützt?
Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail und Passwort; jeder Benutzer hat sein eigenes Konto, und geteilte Konten sind nicht empfohlen. Die Frage, wer welchen Datensatz eingetragen hat, lässt sich nur beantworten, wenn die Benutzer getrennt sind.
Sehen Filialen die Daten der anderen?
Das hängt von den Rechten ab. Im Tarif Kurumsal wird je Filiale eingeschränkt; eine Filialleitung kann so definiert werden, dass sie nur die Termin- und Finanzbuchungen ihrer eigenen Filiale sieht.
Kann ich Benutzerrechte später ändern?
Ja, jederzeit im Einstellungsbildschirm. Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, schließen Sie sein Konto; seine früheren Buchungen bleiben in den Berichten und werden nicht gelöscht.
Was passiert bei einem Internetausfall?
Das Panel läuft in der Cloud und braucht eine Verbindung. Während eines Ausfalls können Sie mit der mobilen App über die Mobilfunkverbindung weiterarbeiten; kommt die Verbindung zurück, liegen die Daten schon im selben Konto.
Kann ich Preise und Umsätze vor dem Personal verbergen?
Ja. Finanz- und Berichtsbildschirme hängen an Rechten; ein Therapeut kann so definiert werden, dass er seine eigenen Leistungsbuchungen sieht, ohne die Umsatzzahlen des Betriebs zu sehen.
Können zwei Personen gleichzeitig in dasselbe Konto?
Ja. Empfang, Therapeuten und Leitung können mit eigenen Konten gleichzeitig arbeiten; einer öffnet einen Termin, ein anderer schließt eine Rechnung. Wir empfehlen ein Konto pro Person statt eines geteilten.
Kann ich von außen, von zu Hause ins Panel?
Ja. Das Panel läuft über das Internet und öffnet sich auch von außerhalb des Betriebs; den Tagesabschluss von zu Hause zu lesen braucht keine zusätzliche Einrichtung. Ein Benutzer ohne Rechte sieht auch von außen keine Finanzbildschirme.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Schreiben Sie uns oder fordern Sie eine Demo an; wir melden uns noch am selben Werktag.