Afsprakensoftware: agenda, status en betaling op dezelfde regel

Afspraken bijhouden is niet alleen de vraag “wie komt hoe laat”. Achter een afspraak zitten de behandeling die gegeven wordt, wie die geeft, welke cabine gebruikt wordt, wat die kost, hoeveel er betaald is en of de klant is komen opdagen. Als die antwoorden op losse plekken staan, lijkt de agenda vol en de kassa leeg. De software brengt ze samen op één regel.

In HMS Spa staan afspraken in een weekagenda. Je kiest vestiging en datum; een klik op een leeg uur opent de afspraak en slepen verplaatst hem naar een ander uur of een andere dag. Uren buiten openingstijd staan als gesloten, dus er wordt niets in een gesloten uur geboekt. Bij meerdere vestigingen krijgt elke vestiging eigen tijden en tijdzone, en de agenda wordt getekend voor de gekozen vestiging.

De afsprakenlijst is de agenda in tabelvorm en filtert: klant, vestiging, behandeling, medewerker, status en periode. Elke regel toont de cabine, de prijs, het betaalde bedrag en het saldo. De status wijzig je vanaf de regel en de betaling neem je op diezelfde regel — er is geen apart scherm om af te rekenen. De lijst exporteert naar Excel en PDF.

Het overzichtsscherm na het inloggen toont komende afspraken met datum, klant, behandeling, vestiging en status, en vat de aantallen vestigingen, afspraken, klanten en behandelingen samen. Vanaf elke regel open je de afspraak om te bekijken en te wijzigen. In de mobiele app ziet elke medewerker zijn eigen dag op de telefoon en volgt de eigenaar kassa en rapporten van buiten.

De klantkaart openen vanuit een afspraak toont eerdere afspraken, notities en labels bij elkaar; is er een kuur, dan wordt de beurt daar afgeboekt en werkt het saldo direct bij. In het instellingenscherm worden land, tijdzone, valuta en openingstijden van de zaak vastgelegd; behandelingen en de e-mail- en sms-instellingen staan op aparte tabbladen. Het paneel draait in de browser, zonder installatie.