Software appuntamenti: agenda, stato e incasso sulla stessa riga

Seguire gli appuntamenti non è solo la domanda «chi arriva a che ora». Dietro un appuntamento ci sono il servizio da erogare, chi lo eroga, quale cabina si usa, quanto costa, quanto è stato incassato e se il cliente si è presentato. Quando queste risposte vivono in posti separati, l’agenda sembra piena e la cassa vuota. Il software le riunisce su una riga.

In HMS Spa gli appuntamenti stanno in un’agenda settimanale. Si scelgono sede e data; un clic su una fascia libera apre l’appuntamento e il trascinamento lo sposta a un’altra ora o a un altro giorno. Le fasce fuori orario appaiono chiuse, così non si prenota in un’ora chiusa. Con più sedi ognuna si definisce con orari e fuso propri, e l’agenda si disegna per la sede scelta.

L’elenco appuntamenti è l’agenda in forma di tabella e si filtra: cliente, sede, servizio, operatore, stato e periodo. Ogni riga mostra cabina, prezzo, incassato e residuo. Lo stato si cambia dalla riga e l’incasso si registra sulla stessa riga: non c’è una schermata a parte per incassare. L’elenco si esporta in Excel e PDF.

La schermata di panoramica dopo l’accesso elenca gli appuntamenti in arrivo con data, cliente, servizio, sede e stato, e riassume i numeri di sedi, appuntamenti, clienti e servizi. Da ogni riga l’appuntamento si apre in visualizzazione e modifica. Nell’app mobile ogni operatore vede la propria giornata dal telefono e la titolare segue cassa e report dall’esterno.

Aprire la scheda cliente dall’appuntamento mostra insieme appuntamenti precedenti, note ed etichette; se c’è un pacchetto, la seduta si scala lì e il residuo si aggiorna subito. Nella schermata impostazioni si definiscono paese, fuso, valuta e orari dell’attività; servizi e impostazioni e-mail e SMS sono su schede separate. Il pannello funziona nel browser, senza installazione.