Massagesalon beheren: cabine, therapeut en beurt in dezelfde agenda

Wat een massagesalon verkoopt is tijd: de vijfenveertig of negentig minuten die een therapeut in een cabine doorbrengt. De eerste vraag van het beheer is dus capaciteit — welke cabine is wanneer vrij, welke therapeut is beschikbaar. De tweede is continuïteit: hoeveel beurten de vaste klant nog heeft en hoeveel ze betaald heeft. De derde is provisie: wie deed hoeveel beurten en wat dat oplevert. In drie losse boeken blijft geen van de drie betrouwbaar.

In HMS Spa staan afspraken in een weekagenda; je kiest vestiging en datum, klikt op een leeg uur om de afspraak te openen en sleept om hem te verplaatsen. Elke afspraak draagt haar cabine en therapeut op de regel, en uren buiten openingstijd staan als gesloten. De lijst filtert op klant, behandeling, medewerker, status en periode, met prijs, betaald bedrag en saldo op dezelfde regel.

Het kuurscherm houdt kuren op beurten en op minuten bij elkaar. Elke regel toont prijs, betaald bedrag, saldo en gebruikte beurten van het totaal; een beurt wordt afgeboekt vanaf de afspraak of de klantkaart en het saldo werkt direct bij. De klantkaart bevat eerdere beurten, notities en labels — zwangerschap, blessure, drukvoorkeur — zodat de informatie op de kaart staat en niet in het hoofd van de therapeut.

Aan de betaalkant wordt een bon geopend op naam van een cabine; behandelingen en producten komen erbij en bij afsluiten wordt een kassabon geprint. Het financiële scherm filtert inkomsten, uitgaven en netto per vestiging en periode. Het prestatierapport toont hoeveel beurten elke therapeut deed en wat die opbrachten, het provisierapport wat dat oplevert; beide tabellen zijn te downloaden als Excel en PDF. Therapeuten zien hun eigen dag in de iOS- en Android-apps.