Hotelspa: lees je twee klantstromen apart

Een hotelspa is een tweede bedrijf binnen een bedrijf. Een deel van de omzet komt van de gast die in het hotel verblijft en een deel van de klant die van buiten komt, en ook als die twee niet dezelfde prijs voor dezelfde behandeling betalen, delen ze dezelfde cabines, hetzelfde personeel en dezelfde kassa. De vraag van de directie is daarom niet “hoeveel hebben we verkocht” maar “hoeveel hebben we aan welke stroom verkocht”.

In HMS Spa wordt dat onderscheid met een label op de klantkaart gemaakt. Labels als hotelgast, externe klant of zakelijke afspraak staan op de kaart en filteren in de lijst; omdat de afspraak- en bonregels meenemen bij welke klant ze horen, kan de omzet daarna langs dat label worden gesplitst. Bovendien toont elke afspraak haar cabine en medewerker op de regel.

Een bon wordt geopend op naam van een cabine of kamer; behandelingen en producten gaan op dezelfde rekening, die bij vertrek één keer sluit en een kassabon print, zo nodig opnieuw. Op drukke dagen komen de gast met afspraak en de inloopklant in dezelfde stroom: de een vanaf de agenda, de ander vanaf een bon, en beide belanden in dezelfde kassa.

Aan de directiekant filtert het financiële scherm inkomsten, uitgaven en netto op vestiging en periode, met kassa, debiteuren en kostencategorieën op aparte tabbladen. Het behandelrapport toont hoe vaak elke behandeling is gegeven en wat die opbracht, en het provisierapport wat elke therapeut verdiende. Als meerdere locaties vanuit één account worden gerund, zetten de rapporten ze naast elkaar en de tabellen zijn te downloaden als Excel en PDF.